A 2019-es költségvetési év tapasztalataiból okulva, a könyvelővel, és a Felügyelőbizottság elnökével is történt konzultáció után, az elnökség elektronikus úton történt szavazás útján, öt egyhangú igen szavazattal, a következő határozatot hozta:

1)  Az Elnökség tisztelettel újra kéri a tagságot, hogy a befizetéseket elsősorban banki átutalással egyenlítse ki.

2)  Ha erre nincs mód, akkor – kivételes esetben a szövetség bankszámlájára – bankfiókban történt pénztári befizetéseket is elfogadunk, de mérlegeljük, hogy a szövetség vagyonának óvása érdekében, az ebből fakadó banki pénztári jutalékot a jövőben áthárítjuk a befizetőre. (Jelenleg pl. egy 1’000,- Ft-os, vagy 3’000,- Ft-os befizetés után is 210 Ft azonnali banki költsége keletkezik a szövetségnek, ugyanis a bank minden egyes készpénz befizetési tétel után, azonnal beterheli a banki költséget (ún. pénztári jutalékot), amit nem a befizető, hanem végül a közösség fizet meg.)

3)  A 2020.02.01-től beérkező befizetések esetében csak akkor tudja a főtitkári iroda a megfelelő befizetési tétel szerint jóváírni a beérkező összeget, valamint a kérdéses szolgáltatást nyújtani a befizető felé, ha

a. a befizetés előre kibocsátott számla ellenében érkezett,

b. beérkező összeg számszakilag pontosan megegyezik a kiszámlázott összeggel, valamint

c. a közlemény rovatban fel van tüntetve a számla száma (és semmi más), melynek kiegyenlítését célozza az adott befizetés

4)  03.01 után, a főtitkári iroda Budapestre költözését követően, mérlegeljük a személyes ügyfélszolgálati időben, személyesen a központi irodában, a házipénztárba történő befizetések lehetőségét, mely lehetővé tenné, hogy több, a fentiekkel kapcsolatos probléma is megoldódjon. Erre hamarosan visszatérünk.

5) A nem számla ellenében, vagy nem a kiszámlázott összegnek megfelelő, vagy a közleményből számlaszám alapján be nem azonosítható befizetések a bankszámlán természetesen jóváírásra kerülnek és ott parkolnak majd, amíg a befizető egyértelműan maga nem jelentkezik és a könyvelés, és a főtitkári iroda be nem tudja azonosítani a beérkezett tételeket. A pontos azonosításig a nem tisztázott összegekkel szemben szolgáltatás nem nyújtható.

 

Indoklás:

2019-ben újra sokat fejlődött a költségvetési monitoring, a pénzügyeink részleteinek követése és kontrollja, és részben automatizálódott a kapcsolódó adminisztráció. Azonban nagyon sok befizetés – mind utalás és bankpénztári készpénz befizetés – még mindig nem kibocsátott számla ellenében, hanem szokásjog alapján történik, megfelelő hivatkozás és egyértelmű közlemény nélkül, 4-5 különböző tételt egyben kezelve (12 versenyengedély, 3 verseny regisztráció, 4 alkalmi versenyengedély, ja és XY EB nevezési díjából fennmaradt 516 Ft), sőt van olyan, mikor ezek végösszege sem stimmel. A befizetők sokszor magánszemélyek (és nem a tagegyesületek), akiknek a neve és személyi igazolvány száma ugyan szerepel a közleményben, de utólag senki nem tudja kideríteni, hogy mely tagegyesület nevében, milyen tételeket egyenlített volna ki a befizető, vagy utaló. Ezeket a tételeket utólag senki nem tudja követni és összefésülni, így egyetlen komoly szervezet pénzügyi adminisztrációja sem működhet és nem is működik. Ma már több ezer jóváírási tételről beszélünk, így ez nem tartható.

Az Elnökség, a Felügyelőbizottsággal együtt tisztelettel kéri a tagság megértését és segítségét az adott ügyben. Jelen határozat nem csak a szövetség vagyonának felelős kezelését célozza (pl. kintlévőségek kezelése e nélkül nem lehetséges), és nem csak a főtitkári iroda munkájának ellenőrzését javítja, hanem a tagság számára nyújtható transzparens beszámolók, költségvetések elkészítését is elősegíti.